2020年07月31日

そもそも「情報共有」とは

こんにちは。
営業兼採用担当の宮澤です。

先日政府は経済を回すための施策として「Go To キャンペーン」を決行しましたが、
一方で「不要不急の外出」は控えるように呼び掛けるなど、
かなり矛盾した発言を繰り返してますね。

つまり政府は「アクセル」と「ブレーキ」を同時に踏んでくださいとお願いしているわけで、
こうなってくるともはや国民一人一人がうまくこのアクセルとブレーキを使い分けながら、
コロナと共存していくという覚悟を決める必要がありそうです。

ちなみに私はどちらかというと「ブレーキ」派なので極力無駄な外出は避けているのですが、
中々ストレスの溜まる生活が続いている為、近いうちに自宅のリモート環境を一新しようかと計画中です。

さて、そんな中前回の私のブログでは、
コロナ禍で進むリモートワークとナレッジマネジメントの重要性
という内容を書かせていただきましたが、その後皆様のリモート状況はいかがでしょうか?

実は現在弊社では「リモート×情報共有というテーマのアンケートを実施中でして、
近いうちにアンケート結果をまとめてリリースする予定ですので、
少しでもご興味ある方はぜひともお問い合わせください。

そして今回のブログでは、そもそも「情報共有」とは何かについて少し書かせていただきます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
情報共有とは、個々の社員のもつ情報を蓄積、共有、活用することを言う。
効率的に情報の蓄積、共有、活用をするために、情報共有システム・ツールを導入する企業が多い。
日々行われている業務を情報共有のシステムへ蓄積することによって、
現状の把握や他人の情報や過去の情報資産を活用できる。
( ITトレンドより抜粋 )
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

つまり情報共有とは、情報を蓄積・共有・活用することなのですが、
リモートワークが続く中でおそらく最も困難なのが「共有」の部分です。

かくいう私もそうなのですが、リモート中は基本的に1人で作業をしているので、
自分が行っていること、考えていることなどをオープンにする機会がほとんどありません。
また、他メンバーが今何をして何を考えているのかを把握するのも難しいですよね。

これはつまり、ものすごく閉鎖的な環境で仕事をしているのと同じことなので、
この「情報共有に不向きな環境」を打開するには、
1人1人が積極的に情報をオープンにする、つまり「共有」するという意識付けがとにかく重要になってきます。

そこで現在私の所属する課では、週に1回必ず定例会議をZoomで実施しており、
・今週行ったこととその成果、振り返り
・それらを踏まえて来週行うこと
上記について必ず課内のメンバー同士で顔を見て話をするようにしています。

また、このZoom定例会を毎週実施することによって、
課内メンバーの今現在の動きがある程度把握できるようになりますので、
定例会以外の場面でもお互いが積極的にコミュニケーションを取りやすくなるというメリットもあります。

そんなの当たり前のようにやっているよ!
という方も多くいらっしゃるかと思いますが、
今後もリモートワークが中心の働き方がおそらくスタンダードになることが予想されるので、
今一度自戒の念も込めて書かせていただきました。

閉鎖的になりがちな働き方の中で、いかに「共有」するという意識を社員1人1人が持てるかどうか、
このあたりを常に考えてこれからも日々業務に従事したいと思います。

それでは今回はこのへんで。
ご一読いただきありがとうございました。
posted by CBIT宮澤 at 17:32 | Comment(0) | コンサルティング | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2020年07月10日

テレワークにおける情報共有ツールの選び方

こんにちは。
マーケティング・営業担当の池田です。

このブログでも、このところ各担当が連投でコロナに関する話題を取り上げていますが、
コロナがきっかけで急激に浸透したものと言えばテレワークではないでしょうか。
ここに来て、東京都の新型コロナウイルスの新規感染者数が連日で200人を越えるようになってきました。
これで再び移動自粛の空気になれば、巣籠もり生活に逆戻りする人もまた増えてくるかもしれません。
そうなれば、企業のテレワーク導入も一気に加速することが考えられます。
ところが、既にテレワークを始めた人の中からは、少々戸惑いの声も上がっているとかいないとか・・・?

例えば・・・
「今、お客様からこんなこと聞かれているんだけど、なんて回答すればいいかな?」
「これと似たような案件が過去にもあったよね。どんな提案内容だったっけ?」
「○○の操作マニュアル、どこにあるか知らない?」
このような何気ない会話のやり取りが減ってしまい、作業がしにくくなったと感じている人もいるようです。

そんな時に上手く活用したいが、情報共有をスムーズにするITツール
実際、テレワークをきっかけに、オンライン会議ツールチャットツールなどを導入した
という企業も多いのではないかと思います。
しかし、中には
「会議で時間を拘束されることに変わりはない」
「集中したい時にチャットで話しかけられる」
など、自分の作業時間を充分確保したい、集中して作業したい、という場合はちょっと困る、
という声もあるようです。

そこでおすすめしたいのが、ノウハウなどを共有するナレッジマネジメントツールです。
ナレッジマネジメントツールに企業内で共有したいノウハウや知識などを予め集約できれば、
いつでも自分の都合の良いタイミングでそれらを検索・閲覧できるので自分の作業に集中できます。
更に、ナレッジマネジメントツールで自己解決できれば、他の誰かの手を煩わせることもありません。

ここで、ちょっとPR(笑)
当社が提供するナレッジマネジメントツールナレッジリングを紹介いたします。
ナレッジリング」は、シンプルで操作も簡単なため、気軽情報共有を始められるのが特徴です。

ナレッジを提供する側は、
 予め登録されたカテゴリー(ナレッジを分類したメニュー)を選択し、タイトル・本文を登録するだけ。
 テキスト情報の登録のみでもOKですが、エクセルなどのファイル添付、写真や画像の貼り付けも可能です。

ナレッジを閲覧する側は、
 キーワードによる情報検索が可能です。
 添付されたファイルの中までキーワード検索するので、探している情報が見つかりやすくなっています。

急遽テレワークを導入することになった企業では、環境を整えるのに準備もままならないこととと思います。
そのような状況の中で、

  • すぐにでも情報共有を始めたい
  • まずは情報共有することを習慣付けたい

という方には「ナレッジリング」をおすすめします。

ナレッジマネジメントに関するご相談もお気軽にどうぞ!
posted by CBIT池田 at 17:30 | Comment(0) | サービス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする