2020年04月03日

新型コロナウイルスに負けないための情報共有について考える

こんにちは。
マーケティング・営業担当の池田です。

新型コロナウイルスの猛威が加速しています。
2月半ばの前回の私の投稿で既にコロナウイルスの勢いが止まらないことに言及していましたが、
わずか2ヶ月で状況は一変し、終息するどころか状況は悪化するばかり。。。
当社も、3月3日から始めているテレワーク体制を解けず、先が見込めない状況です。

さて、当社に限らずテレワークを実施している企業は多いと思いますが、
組織における情報共有のあり方を見直す動きが目立ちます。
普段から体制が整っていれば多少の状況の変化にも適用できることは分かっているものの、
様々な事情で充分に取り組むことができていない、という企業も多いのではないでしょうか。

あるアンケートによれば、「職場に放置され続けている課題がある」と答えたのは、
なんと回答者の93.4%(!)もいるそうです。


記事のタイトルにもあるように『解決のカギは「情報共有」にアリ』と結論は出ているものの、
このアンケート結果から、情報共有を進めることの難しさ・複雑さが分かってきます。

課題が今どういう状態にあるのか把握するのが難しい」と感じたことがある人は83.7%
これはまさに「情報共有ができていないから」ということに他なりませんが、物事はそう単純ではありません。
もし情報共有そのものが課題であるとすれば、どうでしょうか?
アンケートでは、課題が改善されない理由として最も多いのは「優先度が他の課題に比べて高くないから」。
これこそ情報共有の負の特性であり、進捗が上がらない理由と言えるのではないかと思います。
『何より主業務が最重要事項。
 情報共有できていれば作業効率が上がることは想像できるが、
 情報共有ができていなくてもさほど困らない。』
というのが実態ではないでしょうか。

情報共有を進めることが難しいということは、次のアンケート結果からも伺うことができます。


情報共有の問題点や課題点の有無」について「ある」と回答した人は53.8%
具体的にどんな問題・課題があるのか、情報共有における3つの弊害が示されています。

(1) 情報共有の在り方についての認識が人によって異なり、効率的に情報を共有できていない
(2) 多くのツールを利用していることで、社内の情報が分散している
(3) システム整備の懸念(セキュリティを確保するための運用ルールやシステムが追い付いていない)

(1)については、アンケートからは、企業風土情報リテラシーの程度で認識の違いを感じている回答者が
多いようですが、部門や役職など立場の違いによっても認識の違いは起こりえると思います。
先日、私が訪問したお客様も、立場の異なる方が複数お打合せに参加されておりましたが、
それぞれに様々なご意見をお持ちで、全ての要望を叶えるにはかなりの大規模システムになってしまい予算も
この場合のおすすめは、少ない人数でチームを作り試験的に短期間で運用してみることです。
対象となる組織ではどのようなやり方が合っているのか成功体験を積み上げ、
徐々に広く展開していくというステップであれば、周囲からの反発を最小限に抑えられると考えます。

(2)や(3)については、当社にご相談いただくお客様にも一定数いらっしゃいます。
(最も多いのはやはり(1)の例です。)
傾向として、大規模企業様など大人数で利用される場合に多いように感じます。

最後に、当社サービスを導入していただいたお客様のインタビュー記事を紹介させていただきます。
これから本腰を入れて情報共有に取り組もうと考えている方などの参考になれば幸いです。


次回の投稿時には、コロナウイルスも落ち着いていてくれると良いのですが・・・
皆様もお気を付けくださいね!



posted by CBIT池田 at 11:00 | Comment(0) | その他 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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