2020年08月28日

テレワークが社内情報共有に与える影響とは

こんにちは。
マーケティング・営業担当の池田です。

新しい生活様式」という言葉が定着し、企業でもテレワークが当たり前のように導入されるご時世に
なってきました。
実際、各企業がどのように利用しているのか、導入してみてどのように感じているかなど、
テレワークの実態はSNSなど各所で目や耳にする機会は多いのですが、
うまくいっているorいっていない、また、企業や個人によっても様々な意見があるようですね。
弊社でも先日、テレワークの実態を知るためアンケートを実施しましたので、
本日はその一部を公開したいと思います。


【質問】
テレワーク実施による情報共有への影響(もしくは今後実施する場合は想定される影響)についてお答えください。

【回答】
  • 必要な情報は共有しているが、大したことのない会話などの情報が共有されない(情報システム|5人以上)
  • 情報共有自体にはあまり問題がないが、顔を合わせて打ち合わせすればすぐに決められることに時間がかかった(管理系|50人以上)
  • フェイストゥフェイスだと顔を見れば思い出して共有ができるが、テレワークの場合は意思が必要(営業系|5人以上)
  • 頻度が下がる(コールセンター|10人以上)
  • 情報共有としては下がっていない。テレワーク実施前に全てアクセスできるようにした(技術・生産系|10人以上)
  • ほとんど影響ない(技術・生産系|10人以上)
    ※カッコ内は所属部署・人数


個人的には、意外にも「影響なし」「問題なし」という回答があることには少々驚きでしたが、
とは言え、直接会話することで得られる気付きスムーズな意思決定など、
テレワークでは補え切れないこともあるようです。
しかし、テレワークを始めて間もない時期は、直接会話ができないもどかしさも手伝ってそんなこともあるだろう
と想像できますが、上記回答者のほとんどがテレワークを始めて2〜3ヶ月経過している(*)と回答しており、
本当の意味での「新しい生活様式」を手に入れるためには、より多くの時間が必要なのだな、
と感じさせる結果でした。
(*)回答者の多くは「緊急事態宣言後より(4月から)」テレワークを実施していると回答。アンケートの回答期間は7月。

その一方で、テレワークを始める前に環境を整えたという方は、情報共有支障を感じていない
と言い切っており、情報共有をスムーズに進めるには、そのための環境づくりが欠かせない、
と言えそうです。

ここで、情報共有の環境づくりのポイントとしてあげられるのが
1.ツール
2.ルール(制度・仕組み)
3.組織風土
です。

テレワークにおける情報共有には、ITツールの導入は不可欠と言えます。
ただし「ツールを導入すれば解決」という単純なものでもありません。
ITツールを利用して、いつ誰と何をどのように情報共有するか、目的を定めルール化しておく
必要があります。
更に、ツールがあってルールが整備されていても、非協力的な人がいると情報共有は成功しません。
何のためにこれらが整備されているのか理解を深め、情報共有を推し進める必要があるのではないかと思います。

既にテレワークを実施している方も、これから本格的に導入しようとしている方も、
一度これらを再点検してみてはいかがでしょうか。

ちなみに、上記アンケートの全貌を知りたい方は下記よりお問い合わせください。
テレワークの実施状況とその影響に関するアンケート集計結果」をプレゼントいたします!
kc-support★faq-system.com
※「★」は「@」に置き換えてお送りください。

posted by CBIT池田 at 17:00 | Comment(0) | コンサルティング | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2020年07月31日

そもそも「情報共有」とは

こんにちは。
営業兼採用担当の宮澤です。

先日政府は経済を回すための施策として「Go To キャンペーン」を決行しましたが、
一方で「不要不急の外出」は控えるように呼び掛けるなど、
かなり矛盾した発言を繰り返してますね。

つまり政府は「アクセル」と「ブレーキ」を同時に踏んでくださいとお願いしているわけで、
こうなってくるともはや国民一人一人がうまくこのアクセルとブレーキを使い分けながら、
コロナと共存していくという覚悟を決める必要がありそうです。

ちなみに私はどちらかというと「ブレーキ」派なので極力無駄な外出は避けているのですが、
中々ストレスの溜まる生活が続いている為、近いうちに自宅のリモート環境を一新しようかと計画中です。

さて、そんな中前回の私のブログでは、
コロナ禍で進むリモートワークとナレッジマネジメントの重要性
という内容を書かせていただきましたが、その後皆様のリモート状況はいかがでしょうか?

実は現在弊社では「リモート×情報共有というテーマのアンケートを実施中でして、
近いうちにアンケート結果をまとめてリリースする予定ですので、
少しでもご興味ある方はぜひともお問い合わせください。

そして今回のブログでは、そもそも「情報共有」とは何かについて少し書かせていただきます。

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情報共有とは、個々の社員のもつ情報を蓄積、共有、活用することを言う。
効率的に情報の蓄積、共有、活用をするために、情報共有システム・ツールを導入する企業が多い。
日々行われている業務を情報共有のシステムへ蓄積することによって、
現状の把握や他人の情報や過去の情報資産を活用できる。
( ITトレンドより抜粋 )
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

つまり情報共有とは、情報を蓄積・共有・活用することなのですが、
リモートワークが続く中でおそらく最も困難なのが「共有」の部分です。

かくいう私もそうなのですが、リモート中は基本的に1人で作業をしているので、
自分が行っていること、考えていることなどをオープンにする機会がほとんどありません。
また、他メンバーが今何をして何を考えているのかを把握するのも難しいですよね。

これはつまり、ものすごく閉鎖的な環境で仕事をしているのと同じことなので、
この「情報共有に不向きな環境」を打開するには、
1人1人が積極的に情報をオープンにする、つまり「共有」するという意識付けがとにかく重要になってきます。

そこで現在私の所属する課では、週に1回必ず定例会議をZoomで実施しており、
・今週行ったこととその成果、振り返り
・それらを踏まえて来週行うこと
上記について必ず課内のメンバー同士で顔を見て話をするようにしています。

また、このZoom定例会を毎週実施することによって、
課内メンバーの今現在の動きがある程度把握できるようになりますので、
定例会以外の場面でもお互いが積極的にコミュニケーションを取りやすくなるというメリットもあります。

そんなの当たり前のようにやっているよ!
という方も多くいらっしゃるかと思いますが、
今後もリモートワークが中心の働き方がおそらくスタンダードになることが予想されるので、
今一度自戒の念も込めて書かせていただきました。

閉鎖的になりがちな働き方の中で、いかに「共有」するという意識を社員1人1人が持てるかどうか、
このあたりを常に考えてこれからも日々業務に従事したいと思います。

それでは今回はこのへんで。
ご一読いただきありがとうございました。
posted by CBIT宮澤 at 17:32 | Comment(0) | コンサルティング | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2020年06月11日

コロナ禍で進むリモートワークとナレッジマネジメントの重要性

どうもこんにちは。
ナレッジリング営業担当の宮澤です。

4月に緊急事態宣言が発令されてから間もなく2ヵ月、
都内では5月末に緊急事態宣言解除されてからすぐに東京アラートが発動されるなど、
未だ混乱の日々が続いていますね。

不要不急の外出は避ける一方でなんとか経済を回そうと、
各企業、飲食店などがこぞってアイディアを振り絞って活動しているかと思いますが、
今回のコロナ禍で間違いなく注目度が最も高かった働き方はリモートワークであったかと思います。

もちろん、リモートワークが可能な企業、業界は現時点では限定的かもしれませんが、
それでもこの働き方に新たな可能性を感じた方も多いのではないでしょうか?

そしてこのリモートワークが一斉に普及した中で、
ナレッジマネジメントが再注目されているのもまた事実です。

ナレッジマネジメントにおけるコアフレームワーク、
SECIモデルについては以前私が書いたブログ記事がありますので以下のリンクよりご参照ください。


さて、このナレッジマネジメントですが、なぜリモートワークが普及したタイミングで
再注目されているのでしょうか?

答えは簡単、リモートワーク中は周りに質問できる人がいないから』です。

例えばこれまでは、自分で分からないことや確認事項があれば対面や両隣のメンバーに質問すれば、
ものの1〜2分で必要な情報を得ることができました。

しかしリモートが普及した今、分からないことがあっても周りにメンバーはいません。
もちろん電話やチャットで確認する方法もありますが、相手の状況も分からないので場合によっては
回答が得られるまでに1時間以上待たないといけないかもしれません。

そんな時、社内の知見・ノウハウ・過去事例などが一か所に集約されていて、
しかもそれがいつでも誰でも簡単に必要な情報を引き出せるとしたらどうでしょうか?
そんな環境を実現させるのがまさに「ナレッジマネジメント」なのです。

社内に蓄積された知見・ノウハウ・過去事例は言わば会社にとっての「財産」です。
この財産を有効活用するための手法が「ナレッジマネジメント」であり、
リモートワーク」が中心の時代にこそ、その効果を最大限に発揮すると個人的には感じています。

リモートワーク」と「ナレッジマネジメント」、とても相性がいいと思いませんか?
これまで以上にリモートワークが注目され、当たり前になりつつある時代に、
ナレッジマネジメントが必要不可欠な経営手法であることは間違いありません。

ナレッジマネジメントやそれを支援するツールに関するご質問、お問い合わせなどございましたら、
いつでも以下サイトよりご連絡くださいませ!


それでは今回はこのへんで。
本日もご一読いただきありがとうございました。


posted by CBIT宮澤 at 16:51 | Comment(0) | コンサルティング | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする